צור קשר
מאמרים אחרונים
מהו פורטל ארגוני וכיצד הוא עובד?
כאשר מדברים על פורטל, מתכוונים לאתר גדול או תוכנה אינטרנטית גדולה המאפשרת תקשורת רבת משתמשים באמצעות ניהול ידע (שליטה והצגה ברבים של מידע) וכל זאת תוך שימוש במערכות סטנדרטיות מוכרות ונוחות לשימוש: פורום, בלוג, מערכת הפקת דוחות, תגובות והמלצות ועוד. פורטל ארגוני שונה בכך שהוא מצמצם את התקשורת שבו, ע"י פניה לקבוצת מטרה מסויימת, המנהלת את התקשורת בין חברי הקבוצה.
בעוד פורטל חשוף לכולם ברשת האינטרנט, פורטל אירגוני נמצא ברוב המקרים ברשת האינטרא-נט. רשת האינטרא-נט היא רשת פנים ארגונית סגורה שהגישה אליה מתאפשרת בקרב עובדי הארגון בלבד באמצעות התחברות למערכת של הארגון. רשת זו יכולה להיות רשת עצמאית ונפרדת לחלוטין מהאינטרנט, או רשת VPN שהיא תת-רשת וירטואלית פרטית (Virtual Private Network) בתוך רשת האינטרנט הגדולה. אבטחת האינטרא-נט מפני התחברות של גורמים לא רצויים נעשית ע"י שימוש בטכנולוגיות מתקדמות של אבטחת הרשת, כגון שימוש במחשבי Proxy ובתוכנות חומת אש (Firewall).
מהן מטרות הפורטל הארגוני וכיצד הוא יכול לסייע לארגון?
מטרות הפורטל הארגוני הן רבות. נסקור את החשובות:
- יצירת סדר וארגון - כל נתוני הארגון ממוקמים באותו מקום: פרטי העובדים, טפסים, אירועים שונים וכן הלאה.
- סטנדרטיזציה של תהליכים - כל התהליכים השונים נעשים באמצעות תוכנה אחת שכולם מכירים. אין צורך בתוכנות שונות לשליחת מיילים פנים ארגוניים, להפצת טפסים, לרישום עובד חדש שנקלט, למילוי דוח נוכחות וכן הלאה. הסטנדרטיזציה מפשטת את העבודה, יוצרת עקומת למידה מתונה, מקלה על זמן ה-setup הראשוני בעליה לאוויר ואף לאחר מכן בניהול השוטף.
- יעול תהליכים - עם פורטל ארגוני קל יותר לבצע דברים שבעבר היה מסובך יותר לבצע, ויש באמצעותו חסכון רב במשאבים של זמן וכסף.
- אחווה ארגונית - באמצעות הפורטל הארגוני ניתן לשתף מידע בין העובדים השונים ובין העובדים להנהלה. השיתוף יכול לבוא לידי ביטוי במידע טכני (לוח אירועים, ימי הולדת, פרטי עובדים וכיו"ב), אך גם בתכנים שהעובדים עצמם מעלים (סיפורים אישיים, פורום פנימי וכיו"ב). דבר זה יוצר אחווה והזדהות עם הארגון, סביבת עבודה נעימה יותר ושיפור התפוקה.
מה ניתן למצוא בפורטל הארגוני?
פורטל ארגוני מתאפיין בתכונות הבאות:
- ניהול ידע ומידע ויכולות ECM – ראשי התיבות ECM מסמלות Enterprise Content Management ומתייחסות לאסטרטגיות, שיטות וכלים המאפשרים ללכוד, לנהל, לאחסן, לשמור ולהפיץ מידע בין חברי הארגון. במסגרת המידע אותו מנהל הפורטל הארגוני נמצא ספר טלפונים של הארגון עם פרטי העובדים, תמונתם ואף קישורים לעמודים אישיים בחברה ובאתרים חברתיים חיצוניים. כמו כן, נמצא מידע המשמש את העובדים בעבודתם, כגון ספרי הדרכה, דוחות על מצב החברה, קישורים אל תוכנות שימושיות ועוד.
- מערכות שימושיות – פורטל ארגוני מספק יכולות שונות הנדרשות במסגרת העבודה בחברה ואף מחוצה לה. מצד אחד יוכלו עובדי החברה ומנהליה להשתמש במערכות חיוניות עבור הפעילות העסקית שלהם, כגון החתמת נוכחות, ניהול לוחות זמנים, ארגון ותאום ישיבות, הזמנת חדרי ישיבה, הורדת טפסים הקשורים למשאבי אנוש, הרשמה להרצאות ולכנסים, שליחת מסרים מידיים ודואר אלקטרוני, שאלת שאלות בפורומים, ניהול בלוגים או שיחות צ'אט ועוד. מצד שני, הם ימצאו בפורטל פעילות פנאי ואיכות חיים, כגון עדכוני חדשות, לוח ימי הולדת, הצעות לבילויים, הנחות ומבצעים ועוד.
- התאמה אישית – בפורטל הארגוני, מעבר לשימושו כפורטל עסקי לכל דבר, יוכלו המשתמשים בו לבצע התאמה אישית של מראה הערוץ שלהם. הם יכולים לערוך ולעצב את עמוד הבית בהתאם לאישיותם, לצרכי העבודה והסגנון האישי שלהם. תוך כך, יוכלו משתמשי הפורטל לארגן ולנהל את התוכן והשירותים המתאימים להם על פי העדפתם האישית ובנוסף לארגן על פי סדר עדיפויות את התוכן המועדף עבורם, בכל זמן נתון.
- הגבלת גישה – בפורטל הארגוני קיימת יכולת יחודית בהגבלת תוכן ושירותים מסויימים לפי קבוצות הרשאה. לדוגמא: מידע על חברות קנייניות איתם מנהלי הרכש מבצעים עסקים, יכולים להיות זמינים אך ורק לאלה העוסקים ברכש ורק הם יקבלו את הגישה למידע. את זכויות הגישה ניתן יהיה לקבל אך ורק ממנהלי הפורטל ולהם ניתנת שליטה מלאה גם על בסיסי הנתונים של העובדים.
הערך החשוב ביותר בפורטל ארגוני הוא שהוא מרכז מידע ומערכות שימושיות בכפיפה אחת תוך יכולת התאמה אישית והגבלה גישה בהתאם לתפקיד (כל עובד רואה בפורטל את החלקים הרלוונטיים אליו ובאופן המתאים לו ביותר). בכך מאפשרת הקמת פורטל ארגוני יצירת סביבת עבודה יעילה ויכולות שיתוף פעולה ותאום בין העובדים השונים ומסגרות העבודה השונות בארגון בנוחיות מירבית. בניית פורטל ארגוני שהושקעה בו מחשבה טרם הקמתו יכול לייעל תהליכים בארגון ולחסוך עלויות והוצאות בטווח הארוך.
